Představte si běžnou pracovní poradu: jednací místnost, kolem stolu asi deset lidí, v čele sedí šéf a vysvětluje ostatním situaci. Do konce roku je potřeba vypracovat plán, jak snížit náklady na provoz služebních aut na polovinu.
Šéf se ptá: „Máte někdo nějaký návrh, jak bychom toho mohli dosáhnout?“
Ticho.
Po chvíli se ozve Kolega A: „No, myslím, že bychom mohli omezit počet jízd na jednoho zaměstnance.“
Kolega B hned reaguje: „To nebude fungovat. Už jsme to zkoušeli před pěti lety. Nefungovalo to. Někdo potřebuje jezdit víc, jiný méně často. Komplikovalo by to návštěvy u zákazníků. Však si na to určitě většina z nás tady dobře pamatuje.“
Dlouhé ticho.
Šéf se ptá: „Napadá někoho něco jiného?“
Ticho, všichni mlčí.
Proč lidé na poradách mlčí?
Mlčení na poradách může mít řadu příčin. Často se lidé obávají, že budou před ostatními vypadat hloupě, trapně nebo neschopně. Mají strach z chyby, a proto mlčí. Kde se to naučili? Ve školních lavicích. Kdo řekl něco špatně, byl potrestán horší známkou. Kdo působil hloupě, sklidil navíc posměch celé třídy. Tento způsob přemýšlení si lidé přenáší i do pracovního života.
Strach z chyby je tím faktorem, který brzdí inovace. Firma však není škola. Současná doba je dynamická a plná změn. Potřebujeme rychle reagovat, potřebujeme nové nápady a kreativní myšlenky. Nepotřebujeme mlčení. Právě zde je možné využít facilitaci. Jedná se o komplexní metodu vedení rozhovorů. To zní složitě. Jednoduše si facilitaci můžeme představit jako sadu komunikačních nástrojů. A ty můžete při vedení lidí používat kdykoliv potřebujete.
Otázky – vaše univerzální reakce
Přečtete si podobný: Kdy vám pomůže moderování, facilitace či mediace.
Základním facilitačním nástrojem jsou otázky. Můžete jimi reagovat téměř na všechno. Pomocí otázky otevřete téma porady. Ptejte se, jaké bude konkrétní využití nových myšlenek. Zjišťujte, jaká jsou rizika a kolik nás to bude stát. Doptávejte se na cokoliv, co vám přijde užitečné. Zkrátka nahraďte komentáře otázkami. Tak se můžete dopracovat k užitečné podstatě nápadu. Nebo si všimnout souvislostí, které by vás jinak nenapadly.
Jak otázky vhodně formulovat? Facilitátoři ovládají umění formulace. Zkusme malý příklad. Vnímáte rozdíl mezi otázkou „Máte k tomu někdo ještě něco?“ a „Co dalšího vás k tomu napadá?“. První navozuje dojem, že dané téma už je probrané. Pokud by někdo opravdu chtěl, má poslední možnost něco důležitého dodat. Druhá otázka naznačuje, že o věci budeme ještě nějaký čas mluvit. Předpokládá se, že zazní další nápady. Tedy ujasněte si aktuální cíl a podle něj formulujte otázky.
Pozor na přehnanou kritiku
Když zazní nějaká nová myšlenka, často hned následuje její kritické zhodnocení. Několik extrémních příkladů: „Mluvte laskavě k věci.“ „Tohle snad ani nemůžete myslet vážně.“ „Pokud by každý přemýšlel jako vy, tak bychom se nikam nedostali.“ Někdo se v reakci na podobné prohlášením naštve, a pak hrozí konflikt (na jejich řešení nabízí facilitace také řadu speciálních nástrojů). Někdo se naopak stáhne a začne mlčet.
Oslovujte konkrétní lidi
Často právě lidé, kteří mlčí, vidí ty skutečně důležité věci. Pozorně si všímejte, kdo mlčí. Zkuste vytvořit prostor, aby se mohli vyjádřit. Oslovte je přímo. Někdy chcete mít jistotu, že opravdu každý dostane příležitost promluvit. V tom případě můžete udělat takzvané „kolečko“ a postupně udělit slovo všem. A pokud chcete jít ještě dál, můžete použít tzv. „mluvící předmět“.
Správné použití facilitace přináší efekt na každé poradě. Společný čas bude efektivněji využitý. Získáte větší množství myšlenek a řešení. Kolegové budou z porady odcházet s dobrým pocitem, že dostali prostor být užiteční. Dlouhodobě facilitace podporuje otevřenost a kreativitu. Lidé začnou více experimentovat a sami přicházet s novými myšlenkami. Mnohem dříve se dozvíte o rizicích. Nebudou se už opakovat stejné chyby a především vzroste důvěra. A ta je přeci základem úspěšného vedení lidí.
