Když vedete setkání skupiny lidí, často se ocitáte v situaci, kdy potřebujete od účastníků sesbírat informace. Typicky to bývá, když se otevře nové téma, při vymýšlení řešení problému nebo během sdílení odlišných pohledů na věc. V zásadě jde vždy o totéž – máme nějakou otázku a skupinu účastníků, kteří na ni mají ve svých hlavách různé odpovědi. Naším cílem je tyto odpovědi sesbírat tak, aby se s nimi seznámili všichni a mohli jsme společně navázat další prací.
V tomto článku vám představíme tři facilitační techniky na sběr informací. U každé z nich najdete stručný popis a přehled výhod a nevýhod. Na závěr se pak podíváme, v jakých situacích je využít v praxi.
Brainstorming
Tato technika je poměrně známá a rozšířená. Její základ spočívá v tom, že účastníci říkají nápady – odpovědi na základní otázku. Pořadí není určeno, kdo má myšlenku, ten ji řekne. Všechny nápady se bez hodnocení zapisují a zápis je také výstupem, se kterým se dál pracuje.
Výhody:
Účastníci se mohou jednoduše inspirovat navzájem – myšlenka jednoho z nich inspiruje další k novým nápadům,
všichni přítomní rozumí tomu, jak jsme k daným nápadům dospěli, což může usnadnit další proces.
Nevýhody:
Brainstorming je náročný na schopnosti facilitátora řídit proces tak, aby nesklouzl k diskuzím a hodnocení jednotlivých nápadů, může se stát, že méně výrazní účastníci si své myšlenky nechají pro sebe (tomu lze předejít tím, že facilitátor cíleně vyzve ty, kteří se příliš nezapojují), lidé, kteří se již někdy zúčastnili špatně vedeného Brainstormingu, mohou mít tendenci tuto zkušenost opakovat (řešením je na začátek techniku dobře uvést – osvětlit proč, co a jak bude probíhat).
Brainwritting
Jak název napovídá, je základem druhé techniky psaní. Účastníci na zadanou otázku odpovídají každý sám písemně na papír. Po určitém čase (podle složitosti otázky doporučujeme 3 – 5 minut) si papíry náhodně vymění. Poté co si přečtou odpovědi svého předchůdce, dopisují k nim další nápady. Následně si papíry vymění ještě jednou tak, aby se k opět dostal nějaký jiný a znovu čtou a dopisují. Na závěr se každému vrací papír s jeho původními myšlenkami, aby si mohl přečíst, co k tomu napadlo ostatní.
Výhody:
- všichni účastníci jsou zapojeni a současně každý z nich má možnost pracovat tempem, které mu vyhovuje
- zatímco účastníci píší, facilitátor má prostor na přípravu další části nebo řešení nečekaných situací
- umožňuje pracovat na více různých otázkách současně
Nevýhody:
- stejné nápady se obvykle opakují vícekrát na různých papírech
- výstupy je potřeba dopracovat tak, aby vznikl společný výstup pro celou skupinu
- někdy bývá problémem nečitelnost zápisu (tomu může facilitátor předejít tím, že účastníky upozorní, aby psali s ohledem na čtenáře, nejlépe tiskacím písmem)
Kolečko / Popcorn
Třetí technika je velmi jednoduchá. Je položena otázka a postupně se k ní vyjadřují všichni účastníci, každý mluví jen jedenkrát. Pořadí může být buď dané pevně podle zasedacího pořádku (varianta Kolečko) nebo se mluví v libovolném pořadí (varianta Popcorn). U obou variant je důležité, aby každý dostal příležitost mluvit pouze jednou a všichni měli přibližně stejný prostor.
Výhody:
- technika je spravedlivá v tom, že všichni mají stejnou možnost se vyjádřit
- nestojí příliš času a je možné ji snadno použít bez předchozí přípravy
Nevýhody:
- pro některé účastníky může být nepříjemné mluvit před skupinou (facilitátor na to může reagovat tím, že poskytne více času na přemýšlení než účastníci začnou odpovídat),
- hrozí ztráta pozornosti některých účastníků (neposlouchají ostatní, protože přemýšlí, co řeknou až na ně přijde řada),
- stává se, že část skupiny odpovídá ve stylu: „Já to mám stejně jako ostatní.“ (v takové situaci může facilitátor vyzvat účastníky, aby i tak myšlenku vyjádřili vlastními slovy).
Jak vybrat nejvhodnější techniku
V praxi nastávají různé situace a některá z technik může být vhodnější než ostatní. Obecně se dá říci, že Brainstorming využijeme, pokud chceme sesbírat co největší množství nápadů a odpovědí na jednoduchou otázku. Brainwritting je vhodný v situacích, kdy potřebujeme zpracovat složitější téma zahrnující více dílčích otázek nebo máme různorodou skupinu. Kolečko / Popcorn použijeme ve chvíli, kdy nám jde o rychlost a jednoduchost.
Výstupem všech tří technik je určité množství informací, se kterým je obvykle potřeba dále pracovat. Následným krokem může být buď jejich analýza a hledání souvislostí nebo rozhodování a výběr myšlenek pro podrobnější zpracování. Budeme tedy potřebovat ještě další facilitační techniky (analytické a rozhodovací). Těmi se bude zabývat některý z příštích článků. Můžete se o nich také dozvědět mnohem více v našich facilitačních kurzech.
