Na co se ptám účastníků před facilitací?

Tématu dotazníků před akcí se dnes budeme věnovat potřetí (a naposledy). Minule jsem psal o tom, jaké otázky používám v dotazníku před kurzem, když lektoruju. Předtím jsem se zaměřil na obecné principy při práci s dotazníky. Dnes skládačku doplníme o to, co mě zajímá, když se chystám facilitovat.

Výchozí bod

Hned na začátek se zaměřuji na nejdůležitější otázku – Proč? Obvykle používám tuto formulaci:

„Proč se setkáváme?“

Pokud chci tuto oblast prozkoumat do větší hloubky, pak položím ještě druhou otázku formulovanou (záměrně) negativně:

„Co by se stalo, pokud by setkání neproběhlo?“

Pomocí těchto otázek ovlivňuju tři věci: zjišťuji, jakou mají účastníci motivaci se setkávat. Ověřuji, jestli jsou jejich motivace navzájem v souladu nebo jsou protichůdné. A do třetice (jako vedlejší efekt) tím, že účastníky vedu k zamyšlení, jejich motivace obvykle o něco zvýším.

Cílový bod

Ve druhém kroku mi jde o konkretizaci bodu, do kterého máme společně dojít. To je pro mě jako facilitátora klíčové pro přípravu a následné vedení procesu.

„K čemu směřujeme? Na jaké otázky by nám setkání mělo dát odpověď? Jaké konkrétní výstupy chceme mít na jeho konci?“

Někdy z odpovědí vyplyne, že cílů je příliš mnoho nebo jsou protichůdné. Pak spolu se zadavatelem řešíme, jestli není na místě setkání prodloužit nebo jej rozdělit na více schůzek. Přinejmenším je třeba určit, které cíle jsou prioritní.

Moje role

Někdy z odpovědí vyplyne, že cíl

Nyní vím – proč tu jsme a k čemu směřujeme. A zajímá mě, kde je v tom prostor pro moji práci. Tato otázka je důležitá obzvláště ve skupinách, které se s facilitací setkávají poprvé anebo naopak s ní mají špatnou zkušenost z minulosti.

„Jaká je vaše představa o mojí roli? Co očekáváte, že budu dělat? Co bych naopak dělat neměl?“

Rizika

Zdá se, že nyní bych měl vědět vše, aby facilitace hladce proběhla. Nicméně málokdy se setkání obejde bez komplikací. Proto potřebuju zjistit, co nás může zaskočit.

„Co by nám setkání mohlo zkomplikovat? Jaké náročné situace mohou nastat?“

Tradičně ještě dávám v závěru dotazníku prostor pro jakýkoliv další komentář. Je to lepší než se snažit pokrýt vše přímými otázkami a pokud jde o zásadní informaci, tak se ji takto obvykle dozvím.

Jméno

Poslední dilema se týká jména. Ptát se na něj (a vědět, kdo si na dotazník našel čas a ke komu patří která odpověď)? Nebo jej nechat anonymní (a podpořit bezpečné prostředí, kde účastníci napíší i to, co by pod svým jménem neuvedli)? Nebo zvolit něco mezi, otázku zařadit a nechat jako nepovinnou?

U facilitací to dělám přesně opačně než u kurzů, které lektoruju. Klíčová je pro mě nestrannost. Pokud bych věděl, kdo jak odpovídal, tak si byť neúmyslně vytvořím nějaký názor, který mě následně bude ovlivňovat. Proto obvykle volím nejbezpečnější cestu – v dotazníku sbírám pouze odpovědi a jména či tváře nechávám až na samotné setkání.

Na závěr drobné varování. Návod, nač a jak se před facilitací ptát, který jste právě dočetli, dobře funguje ve většině případů. Nicméně stále zůstávají situace, kdy je potřeba zvolit otázky a formulace jinak. Vždy to záleží na konkrétní situaci. Ostatně tato nepředvídatelnost je jeden z důvodů, proč mě facilitace stále baví.

Doporučené kurzy