Vedení online porady může být náročnou výzvou i pro zkušené lídry. Připravili jsme pro vás několik tipů, jak udělat vaši online poradu efektivnější, kreativnější i příjemnější.
Najděte si klidné místo
Zvolte si klidné místo, kde vás po dobu porady nebude nikdo rušit. Zavřete se do konferenční místnosti nebo prázdného pokoje a upozorněte ostatní, že potřebujete klid na práci. Na dveře můžete umístit žádost o klid s upřesněním času, kdy budete opět k dispozici.
Tip pro experty: na dobu schůzky vypněte všechny zdroje elektronického vyrušování např. zvonění telefonu, notifikace na ploše počítače atp.
Používejte vyzkoušenou techniku a stabilní připojení k internetu
Kvalitní a spolehlivá technika je proto pro hladký průběh porady nezbytná. Nemusí však jít o nejdražší technické novinky. Online videokonferenci zvládne i několik let stará technika.
- stabilně fungující počítač – mějte dostatek volného místa na harddisku a alespoň 8 GB operační paměti. Vypněte všechny aplikace, které k poradě nepotřebujete.
- sluchátka a externí mikrofon – používejte je standardně. Budete lépe slyšet a bude vám bude lépe rozumět. Předejdete také častým technických problémů s akustickou vazbou. Pořiďte si něco kvalitnějšího než sluchátka od mobilu. Čistý zvuk je mnohem důležitější než obraz.
- webkamera – určitě používejte kameru. Video mnohonásobně zvyšuje komunikační možnosti online setkání. Postačí integrovaná kamera počítače nebo jednoduchá externí kamera.
- stabilní internetové připojení – pro rychlost bohatě stačí 10 MB downloadu a 2 MB uploadu. Zásadní je však stabilita připojení. Pokud spojení kolísá projeví se to výpadky obrazu i zvuku, a to velmi narušuje komunikaci. Pokud je to váš případ, objednejte si vyšší tarif nebo se přesuňte na místo s lepším připojením.
Tip pro experty: otestujte předem fungování vaší techniky a online místnosti s pomocí dalších zařízení jako tablet nebo mobil, kterými vytvoříte virtuální “účastníky” setkání.
Vyberte software pro online videokonference
S ohledem na omezený rozsah tohoto článku, se tématu vhodné aplikace pro pořádání online setkání budeme věnovat jen stručně.
V současné době (říjen 2020) patří mezi nejrozšířenější tyto videokonferenční aplikace:
- ZOOM – nabízí velké množství funkcí podporujících online setkání.
- Google meet – od společnosti Google, aplikace je součástí komplexního balíku nástrojů pro online spolupráci (Gmail, Google Kalendář, Google Dokumenty, Google Disk a další).
- Microsoft Teams – od společnosti Microsoft, jde o součást balíku nástrojů pro online spolupráci (Microsoft Outlook, Microsoft 365, One Drive a další).
Uvedené aplikace lze používat zdarma. V neplacené verzi však mají omezení limitující jejich použití např. omezenou dobu setkání. V placené verzi jde o profesionální nástroje. Existuje také mnoho jednodušších aplikací, které mohou být pro menší skupiny dostatečné i v neplacené verzi. Mezi známé patří:
- Whereby.com
- Skype.com
- Bluejeans.com
Výhodou je jednoduchost použití. Limitující naopak může být menší množství nástrojů nebo omezení počtu účastníků.
Tip pro experty: Pokud vás skutečně zajímá podrobné srovnání desítek aplikací, podívejte se na online tabulku ZDE.
Připravte předem program a podklady
Důkladná příprava průběhu porady vám ušetří mnoho starostí a času. Příprava by měla být o do důkladnější, pokud se jedná o nepravidelný meeting, pokud jde o důležité téma, nebo když se bude účastnit někdo, kdo nemá s účastí zkušenosti (nový člen, host, expert atp.).Přečtete si také: Jak sestavit program efektivní porady.
Kromě testu techniky doporučujeme poslat předem:
- pozvánku s termínem a odkazem pro připojení
- agendu setkání (body programu)
- všechny dokumenty, které budou účastníci potřebovat, pokud je nemají z konkrétních důvodů vidět až během schůzky
Tip pro experty: pro pravidelné porady vytvořte sdílené cloudové úložiště, kde váš tým najde vždy všechny podklady na jednom místě, ušetříte mnoho času dohledáváním informací.
Vytvořte a dodržujte pravidla
Udržte řád vaší porady a sepište si v týmu stručná základní pravidla vašich setkání. Nechte členy týmu, ať pravidla z větší části navrhnou sami. Facilitujte diskusi a na závěr můžete doplnit vaše návrhy. Po dohodě pravidla důsledně dodržujte.
Co mohou pravidla mimo jiné obsahovat:
- dodržování času – začátku porady, návratů z přestávky, předem dohodnutého konce
- používání kamery
- naslouchání a vzájemný respekt
- vypnutí zdrojů vyrušování (mobil, jiné aplikace)
Tip pro experty: nejdůležitější pravidla mohou být pevnou součástí každé vaší pozvánky na poradu.
Zapojte účastníky a udržujte pozornost
V průběhu online porady pro vás bude mnohem náročnější vnímat a udržet pozornost účastníků. Váš nepřítel číslo jedna je multitasking účastníků, tedy práce na něčem jiném. Účast na online poradě je také mnohem náročnější na pozornost a vede k dřívější únavě, než při živém setkání. Je to dáno nezvyklým formátem, menším množstvím komunikačních kanálů i nižší sociální interakcí. Účastníci tak ani nemusí dělat jiné věci a jejich pozornost brzy poklesne. Proto v případě delšího setkání zařaďte každých 90 minut alespoň 10 minut přestávky.
Pro udržení interakce zapojujte jednotlivé účastníky i celou skupinu např. těmito způsoby:
- pokládejte otázky na návrhy, řešení nebo zpětnou vazbu
- sdílejte skupině bílou tabuli (white board), na kterou společně zapíší svoje nápady
- sdílejte skupině tabuli s lístky na poznámky např. Jamboard od Google, na které zapíší svoje nápady, případně mohou zapsané poznámky seskupit nebo uspořádat
- požádejte účastníky ať pomocí “palcování” na kameru vyjádří svůj názor – palec nahoru “pro”, palec dolů “proti”, palec vodorovně “neutrální”
- naučte účastníky další gesta na kameru, kterými mohou rychle komunikovat – palec nahoru “s tímhle souhlasím”, zdvižená ruka “žádám o slovo”, nesouhlasné mávání “neslyším/něco nefunguje” atp.
Tip pro experty: rozdělte účastníky do menších skupin a nechejte je část porady pracovat v těchto skupinách, následně sdílejte výsledky. Oddělení skupin umožňuje jednoduše aplikace ZOOM. V jiných aplikacích můžete vytvořit více konferenčních místností.
Chcete si vše zkusit prakticky? Přihlaste se na Facilitace online meetingů a získáte 6 hodin praktického tréninku pod vedením zkušeného lektora.
Vyvažujte sníženou sociální interakci
Živé setkání nám umožňuje více forem a úrovní komunikace. Neformální povídání o přestávce u kávy pomáhá k rozvíjení vztahů, prohlubování důvěry a porozumění. Při online poradě můžeme tento sociální rozměr a jeho přínosy postrádat. Proto doporučujeme jej důsledně vyvažovat. Může vám k tomu pomoci méně formální přístup, povídání s účastníky při čekání před začátkem porady, ohleduplné sdílení emocí a pocitů nebo uspořádání ryze nepracovního setkání (online pivo, online sledování filmu, online společenská hra atp.).
Tip pro experty: motivujte účastníky k používání kamer. Sníží to jejich multitasking a zvýší jejich pozornost i mezilidskou interakci. Vysvětlete přínosy kamer pro komunikaci.
Buďte připraveni na experimentování a neúspěchy
S ohledem na rozsah článku není výčet uvedených tipů zdaleka konečný. Zajímejte se o další a zkoušejte s nimi experimentovat. Jako ve všem, budete svůj osobní přístup k vedení online porad rozvíjet postupně. Zcela jistě se vám občas i něco nepovede. Věřte, že se to stává i největším expertům. Přeji vám úspěšné vedení vašich online týmů a hodně radosti z věcí, které se vám přitom podaří.
