Na našich kurzech facilitace se často setkáváme s jedním velkým „aha momentem“, který účastníkům doslova mění pohled na jejich práci. Stává se to ve chvíli, kdy si zkušení manažeři a lídři uvědomí jednoduchou, ale zásadní věc: „Jsem sice šéf, ale to neznamená, že musím všechna setkání vést osobně. Může to dělat někdo jiný.“ Ačkoliv to může znít banálně, praxe ve firmách ukazuje pravý opak.
Mýtus „nejvýše postaveného v místnosti“
Typická porada v běžné firmě vypadá tak, že ji řídí ten, kdo je nejvýše postavený. Facilitátor a spolumajitel společnosti Edutica Vojta Benda vysvětluje, v čem je tento přístup problematický. Lídr má často nejvíce informací a potřebu je vnášet do diskuse. Současně je však zodpovědný za proces vedení schůzky.
Šéf má své zájmy, nese odpovědnost za výsledek a do toho se snaží hlídat čas a zapojení ostatních. Podle Vojty Bendy je to jako žonglování s příliš mnoha „míčky“, které se člověk snaží udržet ve vzduchu současně.
Proč je výhodné předat štafetu (a fixu)
Když se lídr postaví do role facilitátora, narazí na zásadní problém: neutralitu. Pokud má na projednávanou věc jasný názor a chce, aby rozhodnutí dopadlo určitým způsobem, je pro něj velmi těžké zůstat nestranný. Ať už vědomě nebo nevědomě, bude mít tendenci vedení schůzky ohýbat podle své představy.
V momentě, kdy vedení schůzky předá – ať už kolegovi z týmu nebo externímu facilitátorovi – přichází úleva. Lídr může odložit odpovědnost za proces a soustředit se čistě na obsah. Místo hlídání času a krocení diskuse je pouze plnohodnotným účastníkem, který může přinášet své nápady, aniž by tím ovlivňoval průběh jednání. Přínosná je i zkušenost ostatních v roli facilitátora.
Nemusíte být expert na všechno
U náročných schůzek je na zvážení využití externího facilitátora. Často s tím bývá spojena otázka: „Jak může schůzku vést facilitátor, který nerozumí našemu tématu?“ Zkušenosti facilitátorů z Edutica ukazují, že to není překážka, ale často spíše výhoda.
Vojta Benda v této souvislosti vzpomíná na zakázku, kde facilitoval jednání mezi výrobní firmou v oblasti plastů a environmentální neziskovkou. Přiznává, že nastaly momenty, kdy se v jejich odborné diskusi neorientoval. To však nijak nebrání tomu, aby facilitátor úspěšně podporovat průběh schůzky, vzájemné porozumění účastníků a směřování k cíli.
Zkuste to jinak
Až budete příště svolávat důležitou poradu, zkuste se inspirovat touto myšlenkou. Musíte setkání skutečně vést vy? Co kdybyste o to požádali někoho z vašeho týmu?
Podle zkušeností Vojtěcha Bendy jde o změnu dynamiky schůzek, která vede k efektivitě a lepším výsledkům.
