Jak pracovat s náročnými účastníky porad a setkání

Každý z nás na poradě či schůzce čas od času narazí na některý typ tzv. „náročného“ účastníka, který svými poznámkami, vstupy nebo naopak svou pasivitou narušuje efektivní průběh porady. Tématu práce s náročnými účastníky se do hloubky věnujeme i na našich kurzech facilitace a vždy se kolem této problematiky vzedme vášnivá diskuze. Jde o věc, kterou řeší v různých obměnách prakticky každý z nás.

V tomto článku vám přinášíme popis čtyř náročných účastníků, poradíme vám, jak s nimi pracovat, a doporučíme facilitační techniky, které můžete použít.

Agresor

Prvním typem je tzv. Agresor.  Vyznačuje se tím, že často nekompromisně prosazuje svůj názor a verbálně útočí na všechny, kteří to vidí jinak. Mluví hodně nahlas, ostatním skáče do řeči a neváhá sáhnout i k výhrůžkám. 

Jeden takto agresivní člověk stačí k tomu, aby zablokoval plynutí celého jednání a vytvořil nepříjemnou atmosféru pro všechny zúčastněné. V přítomnosti agresora se ostatní automaticky přestávají cítit bezpečně. Ve skupině narůstá strach a účastníci buď přestávají projevovat své názory nebo začnou být sami agresivní.

Paradoxem přitom je, že ve skutečnosti agresivní účastník často sám prožívá nějakou nejistotu. Má obavu, aby mu náhodou neujel vlak, a proto raději tlačí na pilu zbytečně brzy. 

Nejlépe zabírá, když jeho obavy rozptýlíme klidným ujištěním, že jeho stanovisko bude v rámci procesu férově zohledněno. Doporučujeme asertivně a současně s respektem přerušovat přehnané výpady, pokusit se pochopit jeho pohled na věc a dobře vyjasnit proces rozhodování.

Tichošlápek

Druhým poměrně častým typem náročného účastníka je tzv. Tichošlápek. Je to osoba, která se vyznačuje tím, že mlčí a nezapojuje se do diskuze. Když už se Tichošlápka na něco zeptáme otevřeně, tak odpoví maximálně stručně a většinou jednoslovnou odpovědí. Tento typ člověka dokáže svou pasivitou narušit plynulost a efektivitu celého setkání. V diskuzi chybí jeho úhel pohledu a navíc hrozí, že se jeho pasivitou postupně „nakazí“ i zbytek skupiny.

Většinou se jedná o introvertního účastníka, který k tomu, aby se více uvolnil, potřebuje pocit bezpečí a důvěry. A to je právě úkol nás facilitátorů. K vytvoření bezpečného prostředí pomůže náš autentický a nehodnotící přístup. 

Z facilitačních technik vhodných pro práci s Tichošlápkem můžeme doporučit – rozdělení do menších skupin (osvědčené jsou trojice), prostor pro sepsání myšlenek před jejich sdílením ve skupině  a cílené kladení podporujících (nenátlakových) otázek. 

Šťoural

Dalším typem účastníka, jemuž je na poradách a setkáních potřeba věnovat zvláštní pozornost je tzv. Šťoural. Jeho typickým projevem je časté vstupování do diskuze a doptávání se na nepodstatné detaily a souvislosti. Bez jejich úplného vyjasnění nechce vyjádřit svůj názor. 

Šťouralovo neustálé doptávání má za následek nárust netrpělivosti v celé skupině a zahlcení ostatních účastníků nepodstatnými informacemi. To může vést až k odpojení většiny skupiny a úplné ztrátě pozornosti. 

Při práci se Šťouralem je důležité si uvědomit, že ve skutečnosti potřebuje prostřednictvím informací získat jistotu, že ví skutečně vše pro svoje správné rozhodnutí.

Situaci můžeme řešit využitím hypotetických scénářů a odkazováním na zdroje podrobnějších informací. Vhodné je zavést i tzv. parkoviště, na které „parkujeme“ pro danou chvíli nepodstatné či zavádějící dotazy. Šťourala tak ujistíme, že na jeho připomínky a podněty nezapomínáme a budeme se jim věnovat v jiné, vhodnější chvíli setkání. Osvědčené je rovněž zavedení pravidla, že v diskuzi budeme zachovávat přiměřenou míru detailů.

Vtipálek

Posledním typem náročného účastníka je tzv. Vtipálek. Je to člověk, který na sebe na poradách rád strhává pozornost. Dělá to pomocí více či méně vtipných komentářů nebo chováním, kterým rádoby „baví“ zbytek skupiny. V určité míře to může být vnímáno jako příjemné osvěžení a odlehčení debaty. Když však množství narážek a poznámek překročí vhodnou mez, tak se naopak stává problematickým. Odvádí pozornost od podstaty setkání, ostatní účastníci se hůře soustředí a celé setkání je méně efektivní. Pokud navíc Vtipálek svými komentáři zlehčuje názory ostatních účastníků, je důsledkem ztráta jejich ochoty sdílet svůj pohled na věc. 

Z naší zkušenosti víme, že ve skutečnosti Vtipálek svými vtipy bojuje o pozornost a prostor k sebevyjádření. 

Doporučujeme navázat na jeho poznámky humorem a následně se vrátit k tématu. Můžeme také rozdělit účastníky do menších pracovních skupin. Pokud je nevhodných komentářů příliš, tak je naší odpovědností pevně držet hranice. Užitečná je domluva na pravidle, že se mluví zásadně k věci. 

O práci s jednotlivými typy náročných účastníků se můžete dozvědět mnohem více na našich kurzech facilitace.

Doporučené kurzy