Stává se vám, že na týmové schůzce nestihnete probrat vše důležité? Že ve chvíli, kdy je čas končit, se někdo ozve s dalším neodkladným bodem? Že se jedná přes čas a lidé jsou čím dál víc nervózní, protože už chtěli být někde jinde?
Na následujících řádcích vám představím návod vycházející z metody facilitace, jak podobným situacím při vedení lidí předcházet. Šest jednoduchých kroků vám v krátkém čase pomůže vytvořit program schůzky, která bude efektivní a nezapomenete na žádný důležitý bod.
1 – Posbírejte témata
Na začátku zjistěte vše, co lidé potřebují během schůzky řešit. Doptávejte se a všechno zapisujte (podobně jako při brainstormingu zatím nerozhodujte, zda daný bod na schůzku patří). Pokud nebude jasné, čeho se dané téma týká, stručně se doptejte, co tím dotyčný člověk myslí a o jaký výstup mu jde. Než se posunete do dalšího kroku, ověřte si, že je zapsáno skutečně vše. Čas můžete ušetřit, pokud požádáte členy týmu, aby vám témata poslali e-mailem ještě před samotnou schůzkou.
2 – Určete priority
Podívejte se na zapsaná témata jako na celek a rozhodněte (sami nebo společně s týmem), která jsou nejdůležitější. Doporučuji omezit počet důležitých bodů na jednen, dva nebo tři. Vybraná témata zvýrazněte. Body, které jdou mimo téma schůzky, buď rovnou vyřaďte nebo je ponechte na závěr schůzky pokud zbyde čas. Stejně naložte s tématy, kde není potřeba, aby se jimi zabýval celý tým.
3 – Stanovte pořadí
Nyní si určete pořadí jednotlivých bodů. Sami nebo společně s týmem vyberte jeden z následujících způsobů nebo je zkombinujte:
První klade důraz na priority. Nejprve se řeší zvýrazněné body a teprve poté se podle jejich důležitosti probírají další témata.
Při druhém se snažíme za krátký čas vyřešit co největší množství témat. Postupujeme od těch, které zaberou nejkratší dobu, k těm časově nejnáročnějším.
Třetí způsob vychází z časové souslednosti. Začínáme body, které se týkají minulosti, pokračujeme přítomností a končíme plánováním toho, co se bude dít po skončení schůzky.
4 – Odhadněte čas
Nyní jednotlivým bodům přidělte časovou dotaci. Raději čas nadhodnocujte, diskuze často trvají déle než odhadujeme. Jednoduché pravidlo je odhad vždy vynásobit dvěma. Můžete také vytvořit nový bod pojmenovaný rezerva, kterému přidělíte 20 – 50% času schůzky.
Chcete-li si zjednodušit sledování času během samotné schůzky, pište rovnou čas, kdy má daný bod skončit. Pokud má schůzka trvat víc než hodinu a půl, naplánujte také čas na pauzu.
5 – Držte se plánu
Program je hotov, můžete se pustit do práce. Postupujte bod po bodu a zvýrazňujte téma, které se právě řeší. Na jeho konci si ověřte, že nikdo nemá nic dalšího, a odškrtněte jej. Průběžně kontrolujte, jestli se držíte časového plánu.
Současně pamatujte na to, že plán je váš pomocník, nikoliv něco, co by vás mělo přehnaně svazovat. Pokud potřebujete u nějakého bodu zůstat déle, využijte čas z rezervy. Na konci schůzky můžete program vyfotit, abyste se němu mohli v budoucnu vrátit.
6 – Mějte program na očích
Důležité je, aby všichni na program dobře viděli po celou dobu schůzky. Jak jej budete zaznamenávat je zcela na vás. Můžete využít flipchart, bílou tabuli nebo jen čistý list papíru. Pokud používáte dataprojektor, mějte okno s programem schůzky otevřené vždy, když neprobíhá některá z prezentací.
Použitím post-itů můžete ušetřit čas, protože témata do agendy píší současně všichni. Položky pak lze přelepovat a udržovat tak program aktuální a přehledný.
Celý systém šesti kroků je postaven na principu, ze kterého vychází metoda facilitace – čím více se lidé na vzniku něčeho (v našem případě programu schůzky) podílí, tím více cítí odpovědnost za to, aby to fungovalo. Lépe se pak soustředí na to, jestli, kdy a jak dlouho budou mluvit. Hlídají a upozorňují také ostatní. Ve výsledku časová investice do sestavení programu na začátku schůzky přináší rychlejší průběh samotné porady a jistotu vyřešení všech důležitých bodů.
