Pokud pracujete v týmu, mohou být jedním z nejefektivnějších způsobů koordinace společné porady. Realita týmových porad je však často až tragicky opačná. Zdlouhavé projevy, nudné prezentace, chybějící závěry, dokonale promarněné hodiny času. Když se množství ztraceného času vynásobí počtem přítomných, stojí jedna zdlouhavá porada organizaci až několik člověkodní zahozené práce. Jak tedy proměnit nudnou poradu v užitečný nástroj, který povede k rychlé a konstruktivní dohodě? Vyzkoušejte přístup s názvem facilitace.
Pojem facilitace se používá ve více oborech od zemědělství, přes zdravotnictví až po management. Ve všech případech však jeho význam znamená usnadňování, podporu a povzbuzení. V managementu je facilitace přístup, který usnadňuje spolupráci a komunikaci ve skupině lidí. Zkušený facilitátor vnímá faktory, které pomáhají nebo naopak brání skupině spolupracovat. Díky procesu facilitace reaguje na aktuální situaci tak, aby jednání vedlo nejjednodušší cestou ke společnému závěru. Pro facilitátora jsou důležité zejména tyto role:
1. Průvodce
Facilitátor zná důležité kroky procesu facilitace jako je zahájení, soustředění, budování shody a další. Skupinu tak umí vést přes všechny důležité fáze jednání od začátku až do konce. Díky tomu jsou všechny fáze schůzky přehledné, ucelené a mají jasný smysl.
2. Spojovatel
Tam kde vidí účastníci schůzky rozpory, musí facilitátor umět vést diskusi k nalezení vzájemné shody. Dokáže přitom vyjít z toho, co mají všichni společné, a udržet jasné zaměření na cíl, kterého chtějí přítomní dosáhnout.
3. Motivátor
Při správném vedení schůzky se všichni přítomní cítí od začátku do konce vtaženi do průběhu. Facilitátor má za úkol probudit jejich zájem a energii. Umí účastníky zapojit do řešení a celkově držet energický drive skupiny.
4. Preventista
Vedoucí facilitovaného setkání dokáže citlivě vnímat celou řadu neverbálních signálů. Pokud zachytí známky nudy, únavy, malého zapojení, nespokojenosti, včas reaguje, aby předešel negativním důsledkům, které by opomíjení těchto signálů mohlo přinést později.
5. Oceňovatel
Facilitátor využívá příležitosti k ocenění úsilí účastníků, pokrok a výsledků, kterých účastníci i skupina dosáhli. Ví jak s oceněním účinně pracovat. Umí jej vyjádřit přiměřeně, upřímně a konkrétně.
6. Usmiřovatel
V případě, že mezi účastníky hrozí konflikt, reaguje facilitátor rychle a klidně, aby takové situaci předešel. Umí zjednat pořádek a vrátit skupinu zpět k tématu a cíli sezení.
7. Naslouchač
V každé situaci musí být facilitátor otevřený vnímat celý kontext toho, co je řečeno tj. nejen obsah, ale i záměr, smysl a emoce. Všechny tyto podněty ohleduplně využívá k hladkému průběhu setkání.
8. Lídr
Facilitátor je osoba maximálně odpovědná za průběh porady a udržení tahu na branku. Plyne z toho schopnost ohleduplně, přesto důsledně, ukončovat irelevantní diskuse a udržovat optimální míru detailnosti diskuse.
Celý proces facilitace obsahuje mnoho dovedností a návyků, které lze pravidelným tréninkem rozvíjet. Návyky, které si postupně osvojíte lze úspěšně využít nejen při vedení porad, ale k podpoře efektivity sezení i z role člena týmu. A konečně tyto užitečné dovednosti uplatníte nejen ve vaší pracovní roli, ale při setkání s lidmi kdykoliv ve vašem životě. Můžete tak podporovat lepší porozumění a jednoduchou domluvu při mnoha setkáních.
