Scénář akce – co od něj chtít

Scénář je základ. Ať už vedete facilitaci nebo lektorujete workshop. Vždy potřebujete mít sepsaný plán, podle kterého budete postupovat. Sám jsem za ty roky facilitací a lektorování vyzkoušel mnoho forem a způsobů. Nakonec jsem dospěl k podobě, o kterou se s vámi nyní podělím.

Co potřebuji

Od scénáře potřebuji dvě základní věci – abych v něm měl všechny důležité informace a abych se v něm rychle orientoval. Na první pohled se jedná o protiklady. A skutečně to tak je – mít hodně informací a přitom se v nich neztratit. Řešením (a klíčem k dobrému scénáři) je přehledná struktura.

Základní struktura

Já používám tabulku o třech sloupcích:

  • v prvním jsou pouze názvy jednotlivých aktivit a časové údaje,
  • ve druhém podle potřeby rozepsaný cíl a průběh aktivity,
  • a ve třetím seznam dokumentů a materiálu.

Prostřední sloupec obsahuje nejvíce textu, proto zabírá asi 80% šířky tabulky, zbylé dva mají každý asi desetinu. Každá aktivita tak má svůj vlastní řádek, který se roztáhne podle potřeby. Abych nezapomněl – stránka je orientovaná na šířku.
V této struktuře se mohu rychle pohybovat v nadhledu (první sloupec), v detailech dané aktivity (druhý) nebo při přípravě podkladů (třetí).

Časová osa

Základní osa scénáře je časová. U každé aktivity mám napsáno čas začátku, čas konce a časovou dotaci. Čas píšu ve formátu, který v daný moment bude na displeji hodinek (např. 9:00 – 10:00) – nemusím pak během akce nic přepočítávat.
Jako samostatné aktivity si píšu i pauzy. Tento řádek mám podbarvený šedou barvou pro lepší orientaci. Celkovou časovou rezervu pak rovnoměrně rozpouštím do časů pauz (prodloužím je), abych mohl na případný skluz reagovat průběžně.

Podrobnosti

Podrobnosti u každé aktivity píšu v odrážkách. Opět jde o lepší orientaci a také se snadněji odškrtává. Pod první odrážkou mám vždy napsaný cíl (nebo cíle) dané aktivity, abych jej měl pěkně na očích.
Dále si zapisuji vždy to, co potřebuji – průběh aktivity krok po kroku, seznam toho, co nechci zapomenout okomentovat (typicky pro úvody a závěry setkání), formulace klíčových otázek, rozdělení účastníků do menších skupin a podobně.

Technikálie

V posledním sloupci mám poznámky, jaké připravené flipy (Jamboardy, handouty, objektové sady) budu pro danou aktivitu používat. Případně pokud jsou pro aktivitu potřeba nějaké speciální pomůcky, které běžně nepoužívám. Na samostatném listu mám seznam všech pomůcek a materiálů, abych před akcí mohl zkontrolovat, že mám vše nachystáno.

Pokud budete potřebovat chystat něco v průběhu pauz, je dobré si do scénáře poznačit i toto.
Ať už pracuju naživo nebo online, mám vytištěný scénář někde po ruce a ve volnějších chvílích si do něj zapisuju poznámky a náměty na vylepšení. Když se pak chystám na podobnou akci, tak je takový popsaný scénář hotovým pokladem.


Doporučené kurzy