Proč to zapisovat, když je to přece všem jasné? Taková myšlenka občas napadne jak účastníky facilitovaného setkání, tak i samotného facilitátora nebo facilitátorku. Vizualizace, čímž máme na mysli průběžný záznam ze setkání, který mají účastníci neustále na očích, vždy stojí čas, pozornost a úsilí navíc. Naopak přínos nemusí být na první pohled zřejmý. Proto vznikl tento článek, kde vám představíme důvody, proč vizualizovat. Můžeme je shrnout do tří hlavních skupin – motivace, orientace, prevence.
Motivace
Pokud jsem účastníkem a někdo moje myšlenky a slova zaznamenává, tak to vyvolává příjemný pocit. Vnímám, že moje aktivita je vítaná, že jsem součástí procesu a mám možnost ovlivnit výsledky. Motivuje mě to zůstat aktivní i nadále. Navíc když vidím vše zaznamenané na jednom místě, pomáhá mi to přemýšlet v širších souvislostech, všímat si na první pohled skrytých věcí a přicházet s neotřelými nápady.
Současně já i ostatní účastníci ve skupině můžeme sledovat pokrok, kterého jsme doposud dosáhli, a mít tak větší chuť překonávat náročné situace, které mohou v průběhu facilitace nastat. Na závěr setkání vidíme pěkně pohromadě všechny výsledky, což vytváří dobrý pocit, se kterým budeme odcházet. Roste motivace účastnit se dalších setkání a pracovat na zadaných úkolech.
Orientace
Díky vizualizaci se účastníci setkání orientují v procesu i probíraných tématech. Vidí, co máme za sebou, co nás ještě čeká a vědí co se od nich očekává v tuto chvíli. Současně struktura informací – jakýsi obrázek vznikající v hlavách účastníků, je podobný. Díky tomu je pro ně snazší zůstávat konstruktivní. Jinými slovy nevznikají situace, které známe z přísloví „Jeden o koze, druhý o voze.“
Facilitátor má díky vizualizaci snadnější úlohu při vedení procesu. Pomáhá mu nezapomenout na nic podstatného, poslouží v náročných okamžicích a může se o ni opřít, když si není jistý, jak pokračovat.
Prevence
Vizualizace vede k prevenci nedorozumění. Pokud je něco zaznamenáno jinak, než jak to účastník myslel, pak se obvykle ozve s upřesněním. V případě, že mají účastníci různé názory na jednu věc, vizualizace jim pomůže rychleji pochopit, kde je jádro sporu. Snadněji tak najdou cestu k dohodě nebo kompromisu. Díky vizualizace si lidé i po delším čase věci lépe pamatují a co je důležitější, pamatují si je stejně.
Jak jsme viděli v předchozím text, obecně je vizualizace prevencí náročného chování účastníků, které může mít příčinu ve ztrátě jejich motivace nebo orientace.
Abychom plně využili potenciál, který vizualizace přináší, je potřeba, aby záznam byl pro všechny viditelný po celou dobu setkání. Tím se dostáváme od otázky proč vizualizovat k otázce, jak to udělat prakticky. Zde je několik základních tipů, jak na to:
- jasně určete, kdo je za vizualizaci odpovědný – může to být facilitátor nebo vybraný zapisovatel,
- pokud na záznam všichni dobře vidí, pak je jedno jakou formu použijete (může to být flipchart, bílá či klasická tabule nebo jenom list papíru uprostřed stolu),
- když zápis vzniká v počítači, pak jej po celou dobu promítejte na zeď, je důležité, aby novější stránky nepřekrývaly ty předchozí,
- využívejte lepící post-ity – může na ně psát více účastníků současně, dají se snadno přemisťovat a v případě změn si tak ušetříte škrtání a přepisování.
Pokud vás téma vizualizace při facilitaci zaujalo, zveme vás na náš kurz Grafická facilitace, kde se můžete naučit konkrétní praktické způsoby, jak s vizualizací pracovat. Můžete se inspirovat také našimi dalšími kurzy na téma facilitace.
