Podívejte se nebo si poslechněte podcast o facilitaci se zakladateli naší společnosti Radkem Drnovským a Vojtěchem Bendou, kteří byli hosté u Petra Schwanka v jeho podcastu Buduj značku.
Pojďme začít primárně u toho, co to vlastně ta facilitace znamená, kdo je facilitátor, co si pod tím nebo koho si pod tím reálně představit?
Radek Drnovský: Jednoduše řečeno, facilitace je metoda, jak provázet skupinu lidí při nějaké schůzce, při nějakém jednání tak, aby v zadaném čase, který mají na schůzku dosáhli cíle, typicky nějaké dohody nebo vyřešení nějaké věci. Takhle stručně řečeno, ale možná lepší, když řeknu, jak jsme se k facilitaci dostali a dám nějaký konkrétní příklad.
Já i Vojta jsme lektoři, přes 20 let lektorujeme různé vzdělávací kurzy. S facilitací jsem se poprvé setkal právě jako lektor, kdy jsme se učili facilitovat skupinu účastníků kurzu a reflexi nějakých zážitků. Tam mě zaujaly různé nástroje a techniky, jak na to pohlížet, jak tu skupinu vést, abychom z toho setkání vytěžili efektivně co nejvíc. A to bylo poprvé. Podruhé jsem se s facilitací setkal, když jsem nějakou dobu pracoval ve veřejné správě, kde se samozřejmě koná spousta různých setkání, ať už jednání různých městských rad, zastupitelstev, taky spousta schůzek s občany města nebo s nějakými různými spolky.
V rámci této práce to bylo jedno jednání za druhým a měl jsem příležitost pozorovat, jak se ta jednání dají vést, ať už dobře nebo taky špatně. A přemýšlel jsem, jak tyhle způsoby vedení těch schůzek zlepšovat. No a když jsem potom v jednu chvíli dostal nápad, pojďme udělat vzdělávací společnost, tak to téma, které mě hned napadlo, byla právě facilitace.
To se stalo někdy před deseti lety, kdy téma facilitace u nás v Česku nebylo příliš rozšířené. V podstatě téměř nikdo nevěděl, co to slovo znamená. Říkal jsem si, jo, to by mohl být zajímavý prostor tohle lidi učit, protože je to velmi užitečná metoda v podstatě pro každého, kdo se účastní nějakých schůzek a jednání.
A tak jsme se dali dohromady s Vojtou, pozval jsem ho jako partnera do firmy a začali jsme připravovat tyhle kurzy vzdělávání facilitace a v dnešní době učíme lidi, jak ty schůzky připravovat, vést a tak.
Je pro facilitaci nutné, aby v tom jednání nebo mezi těmi stranami, které se toho účastní, třeba toho jednání, tak aby tam byl spor? Musí se prostě nějak “nemít rádi”?
Radek Drnovský: To je dobrá otázka a vlastně často tady tenhle příklad využíváme, když vysvětlujeme, jaký je rozdíl mezi facilitací a mediací. Protože mediace, což už je zase nějaký pojem, který někteří lidé znají, chápou, je v podstatě facilitace, která se ale zaměřuje na řešení sporů. Typicky právě to je ten rozdíl mezi facilitací a mediací, kde my říkáme, že mediace je nějaká podmnožina facilitace, kde strany té schůzky nebo jednání jsou ve sporu a mediátor jim pomáhá najít nějakou dohodu.
Zatímco facilitace je daleko obecnější metoda, širší metoda, kde můžete facilitovat klidně schůzku, kde ti lidé jsou v naprosté shodě, mají bezvadné vztahy mezi sebou a jenom třeba řeší nějaké těžké, komplexní téma a facilitátor jim pomáhá různými způsoby, aby se v tom zorientovali a aby za ten zadaný čas efektivně dospěli k nějakému řešení.
Vojtěch Benda: Já se tady dívám do konkrétních zakázek z nedávné doby, kde ten spor vůbec nebyl. Je to třeba začátek velkého projektu, kde byla nějaká projektová skupina 50 lidí a potřebovali dobře nastartovat tuhle skupinu. Nebo management jedné organizace, jedné firmy se připravoval na jednání s majiteli té firmy, kterým chtěli přednést nějaké důležité body a potřebovali na to být velmi dobře připravení, sladění, mít vyjasněné všechny okolnosti jako příčiny a návrhy řešení, to byla další zakázka, takže spor určitě není podmínka.
Další typická situace je facilitační strategické plánování, kde je nějaká skupina lidí nebo případně i skupina organizací, pokud je to nějaký složitější systém a potřebují se dohodnout na tom, kam chtějí směřovat do budoucna a potřebují někoho, kdo je tím procesem provede.
Jsou tam nějaké principy, podle kterých se ta dobrá facilitace odehrává?
Vojtěch Benda: Je jich celá řada a já zde vypíchnu dva. Ten úplně základní v jádru té metody je princip participace neboli zapojení. To znamená, že já mám nějakou skupinu lidí, skupinu účastníků a snažím se je všechny vtáhnout do toho procesu. A to, co mi to přinese, je, že potom ti lidé jsou zaangažovaní na tom výsledku a podporují provádění, dosažení toho výsledku v praxi.
Pokud si představíte skupinu, o které se rozhoduje, aniž by se toho lidé z té skupiny účastnili, tak to riziko, co tam pak nastává, je, že část lidí s tím výsledkem nebude v souladu, budou ho v lepším případě ignorovat a v horším případě i třeba aktivně sabotovat. A to je výsledek, který mi nechceme, a proto zapojujeme ty účastníky do toho procesu, do těch diskusí, aby oni mohli přinášet své podněty, svoje návrhy, svoje řešení. A i když to třeba nakonec nedopadne podle jejich představ, tak oni zároveň rozumí tomu, co se odehrálo, rozumí pohledům těch ostatních a jsou připraveni ten výsledek výrazně více akceptovat. Není to samozřejmě stoprocentní.
A druhý takový velmi důležitý princip je princip neutrality, kdy pokud někdo, ať už jsem to já, někdo z kolegů anebo i někdo jako kdyby in-house, někdo z dané organizace nebo firmy jde facilitovat, tak by měl být neutrální. Měl by být neutrální a nestranný, protože ve chvíli, kdy v takové pozici není, tak ať už vědomě nebo nevědomě, bude ohýbat ten proces k tomu, aby to dopadlo podle jeho představy. A v tu chvíli ztrácí důvěru ostatních zapojených do procesu a facilitace pak přestává fungovat. Takže tam je i velmi důležité si ujasnit, jestli jsem schopný té neutralitě dostát.
Pokud ano, tak můžu facilitovat i v organizaci, jejíž jsem součástí. A pokud se dostávám do bodu, kdy už si říkám, tak tady už neutrální nedokážu být, protože mám dost jasný názor, jak by to mělo dopadnout, tak pak je dobré si přibrat nějakého externího facilitátora nebo facilitátorku z vnějšku, kteří nejsou zaangažováni na obsahu setkání.
To znamená, že ne nutně facilitátorem musí být lídr toho týmu nebo té skupiny, nebo možná celé firmy, jestli to chápu správně?
Radek Drnovský: Přesně tak, jak říkáte a vlastně se tím vracím k vaší původní otázce, kde jsme si teď řekli něco o facilitaci a vy jste se ptal, kdo je to facilitátor. Facilitátor je člověk, který provází tu skupinu. Jeho velký úkol je se na to jednání připravit, vlastně namyslet, jak to setkání bude probíhat, připravit si scénář toho setkání.
A čím kvalitnější je příprava, tím snáze potom zase ta schůzka probíhá a efektivně směřuje k výsledku. A facilitátor je ten člověk, který tohle dělá. A jak už tady zaznělo, může to být i někdo z té dané organizace, z dané firmy, interní člověk, který má tyhle zkušenosti, znalosti facilitační.
Nicméně ten si potom musí dávat právě pozor na tu neutralitu, aby to, že vede tu schůzku, nebylo ovlivněno nějak tím, jak on je v tom celém zapojen v rámci té skupiny. Anebo to může být externista, externí facilitátor, který je přizvaný, aby pomohl té dané skupině projít tím procesem, kde se daleko snáze zachovává ta neutralita, protože ten člověk tam k té skupině nemá vztah, který by to mohl ovlivňovat.
Vojtěch Benda: A i pokud se bavíme o nějakém konkrétním týmu, třeba pracovním, tak tím, kdo by ten tým měl facilitovat, nemusí být nutně ten jeho. Naopak to je takový aha moment, co si odnáší účastníci našich kurzů, když se dozví, aha, já jsem vlastně šéf. A já to nemusím vést, to může vést někdo jiný. A já se můžu soustředit na ten obsah, to je hrozně skvělý a uvolňující.
Takže mě vlastně stejně dovede k výsledku, jinými slovy, někdo jiný než já?
Vojtěch Benda: Jo, protože když si představíme, tak typická porada v běžné firmě vypadá, že ten, kdo ji vede, je ten nejvýše postavený v místnosti, ale ten má taky často nejvíc informací, potřebu, aby to co nejlépe dopadlo a ještě je odpovědný v tu chvíli za ten proces. A to, už je hrozně moc míčků, který ten člověk musí užonglovat.
Ještě má ty svoje zájmy, jak jste vlastně zmínil?
Vojtěch Benda: Ano, a může mít tam ty svoje zájmy, takže vychýlí ten míček, že nevede ten proces a předává ho ať už kolegovi z týmu nebo externímu facilitátorovi, tak mu to ulevuje kus odpovědnosti v dané chvíli.
Radek Drnovský: Účastníci našich kurzů se nás často ptají na podobnou otázku, jestli musí facilitovat to setkání nějaký expert na to téma, na ten předmět té schůzky. A jsou často překvapení, když říkáme, že nemusí. Že je překvapení, že tu schůzku může efektivně vést někdo, kdo nerozumí například neurovědě nebo elektronovým mikroskopům nebo třeba umělé inteligenci.
A že je mnohem důležitější, jestli ten člověk je dobrý facilitátor. Jestli umí dobře metodu facilitace a pak je schopen provést efektivně ke zdárnému cíli skupinu, která řeší něco, do čeho on zase až tak moc nevidí.
Vojtěch Benda: Já si vzpomínám na situaci z praxe, kde já jsem jako facilitoval schůzku, kde na jedné straně byli lidé z výrobní firmy v oblasti plastů a na straně druhé lidé z environmentální neziskovky. Oni spolu měli nějakou historii spolupráce a potřebovali si tam něco vyjasnit. A přiznám se, že byly momenty, kdy já jsem vůbec už se neorientoval v jejich zkratkách pojmech, ale i tak jsem mohl podporovat ten proces pro to, aby si porozuměli a aby směřovali k cíli.
Takže nějaká detailní znalost obsahu, tématu, není podmínkou dobré facilitace. Podmínkou dobré facilitace je umět dobře odřídit celý proces.
Jinými slovy, není to tak, jak často bývá, že když potřebujete něco konkrétního vyřešit, tak buď si pozvete toho nejvyššího nebo toho, co je v té firmě třeba nejdéle, on o tom ví nejvíc, tak ten nás s tím provede. Ne vždycky to je cesta k úspěchu, nebo to z toho, co říkáte, aspoň tak cítím?
Vojtěch Benda: Přesně tak a někdy to je vlastně i naopak, protože ve chvíli, kdy já mám velký vhled, velkou znalost toho tématu, tak o to víc musím pracovat na té neutralitě, abych to odkládal a neovlivňovalo to, kam to budu směřovat, protože pravděpodobně na to budu mít nějaký jasný názor, jak by to mělo být správně. Takže když nemám ten jasný názor, jak to má správně dopadnout, tak se mi facilituje vlastně lépe.
Radku, v jakém bodě vás většinou firmy přizvou do toho svého procesu?
Radek Drnovský: Pokud se bavíme, že si nás chtějí pozvat jako facilitátory, tak to bývají různé body. Pro nás je vždycky výhodou, pokud ten, kdo nás osloví, má už nějaké zkušenosti s facilitací. Třeba to jsou často lidé, kteří prošli našimi kurzy, protože v takovém případě se nám ozvou včas.
Jak už jsem říkal, že pro dobře vedenou facilitací je důležitá příprava, která leckdy zabere ještě i mnohem víc času než to samotné setkání, tak to znamená, že je potřeba začít připravovat tu schůzku opravdu s dostatečným předstihem. Minimální dobrá doba je měsíc, někdy třeba dva měsíce a připravujeme i facilitace, které se připravují půl roku dopředu. Pak je skutečně dostatek času na to, promyslet všechna rizika, promyslet, kdo se schůzky má účastnit, jaké je to zadání, jaká je ta zakázka, která se má dosáhnout, jaké to má cíle, jakými způsoby to setkání bude probíhat a potom je to nějaká záruka toho, že to půjde efektivně a dobře.
A potom jako opačný extrém je, že se nám ozve zákazník, který říká, my jsme tady už něco rozjeli, nám to moc nefunguje, trošku jsme se tady u toho pohádali, vlastně nejsme schopni najít nějaké řešení, byli byste schopni nám s tím pomoct a už máme tu schůzku svolanou a bude to příští týden v pondělí ve dvě. A to jsou nějaké dva extrémy a pak je celá řada těch zákazníků, kteří se ozývají někde mezi tím.
Dá se z té “šlamastiky”, do které se ty firmy dostanou, vždycky dostat? Jinými slovy, existuje vždy výsledek té facilitace?
Vojtěch Benda: Nutně to nemusí být nějaký obsahový výsledek, ale může to mít i výsledek v podobě toho, že se dosáhne nějakého porozumění, vzájemného pochopení, nějak se narovnají vztahy.
Zase, když si vzpomenu na situaci, kde jsem měl poptávku, odchází nám klíčový člen týmu, potřebujeme se dohodnout, jak si rozdělíme jeho práci. Měli jsme na to jeden den, tady na takovou agendu a ten proces drhnul. Bylo vidět, že se tam něco děje pod hladinou a já jsem po obědový pauze to s tou skupinou otevřel, co se nám to tady děje, protože vždycky, když jsme zkusili se k něčemu dostat, tak vznikaly různé diskuse, hádky, bylo to takové napjaté. No a vlastně v polovině toho dne jsme zjistili, že ta skupina se fakt štěpí na dva tábory, takové dvě křídla, který se výrazně liší ve vizi, kam má ta organizace pokračovat. A ostatně to byl i důvod, proč odcházel ten jejich kolega.
Takže najednou jsme nesplnili tu původní zakázku, že bychom si přerozdělili agendu toho odcházejícího kolegy, ale otevřeli jsme úplně novou oblast, co se nám tady děje, štěpíme se na vizi, vzniká nám z toho napětí, problémy v komunikaci, co s tím budeme dělat. Pak to trvalo ještě teda další rok, než se ta organizace nakonec rozštěpila na dvě, které pak mohly každá ve své vizi pokračovat dále. Tuším, že minimálně jedna z nich žije do dneška.
Jak často se děje právě tohle, že ta firma má nějakou představu a nakonec se z toho úplně někam uhne? Pro vás to musí být taky poměrně náročné vědět, že sice můžete mít nějakou šablonu, podle které jedete, ale že to vlastně může dopadnout úplně jinak?
Vojtěch Benda: My tuto záležitost a tyto okolnosti ošetřujeme hodně už v tom čase před samotnou schůzkou nebo setkáním. Máme dopředu několik schůzek se zadavatelem, řadu osvědčených otázek, a pokud se tam něco děje, tak se to obvykle dozvíme už předem. My se ptáme i na atmosféru v tom týmu, co se v té organizaci děje, jaké mají očekávání ti lidé a třeba, že nám zadavatel řekne, že neví, jaké je očekávání těch ostatních účastníků, tak se s ním většinou domlouváme na nějakém způsobu, jak my to můžeme dopředu zjistit, abychom věděli, jestli ta očekávání jsou v souladu s tím cílem té schůzky nebo ne.
Takže většinou se to podaří odladit takhle dopředu, no a někdy se to nepodaří a vznikne to až takhle na místě, ale řekl bych, že to je tak pět, deset procent případů.
Radku, kdybyste měl zmínit nějaké konkrétní výzvy, se kterými se pravidelně, třeba v rámci těch schůzek, když externě facilitujete, setkáváte, tak co by to bylo? Mě totiž napadá i v kontextu, jak jsme se tady bavili o managementu nebo o lídrech celkově a jejich přístupu třeba k vedení schůzek, tak jestli to není tak, že tam vznikají určité ať už frakce, nebo prostě, že ten lídr přece jenom si myslí, že má silnější hlas než ostatní a tak dále?
Radek Drnovský: Díky za upřesnění a už mě to takhle začalo podobně napadat, že to bývá třeba typická situace, když na schůzce jsou členové nějakého týmu a teď tam mají svého vedoucího nebo nějakého šéfa, který většinou bývá tím zadavatelem, že ta situace je tam nějaká složitá, náročná, tak si řekne OK, pojďme pozvat externího facilitátora.
A potom hrozí to, že ten šéf toho týmu začne na místě přebírat tu iniciativu a ty názory těch ostatních nějakým způsobem vyvracet a snažíme se tomu předejít. Je to situace, se kterou počítáme a třeba hodně pomáhá se předem s tímhle vedoucím domluvit, upozornit ho na to, že je přirozené, že se to děje, že chápeme, že z pozice té jeho role, tohle je nějaký způsob, jak je zvyklý schůzky vést a že může být přínosné, když dá prostor těm lidem z toho týmu a mluví třeba až nakonec.
Že mu k tomu pomůžeme to takhle dělat a ve chvíli, kdy ti lídři pochopí, že to může být užitečné a přínosné si vyslechnout opravdu ten názor těch lidí, než hned na prvního člověka z týmu reagovat, co si o tom myslí on, jakoby šéf a ostatní už to jenom odkývou potom, tak se tam začnou vynořovat opravdu názory, které oni potom ocení a uznají, že dává smysl být zticha a čekat, co přijde od těch jejich lidí a reagovat na to až nakonec.
Nebo často řeknou, já už jsem vlastně k tomu nepotřeboval pak dodat to, co jsem ze začátku chtěl říct, protože jsem zjistil, že buď ti lidi si na to přišli sami, což je pro mě cennější, anebo přišli dokonce ještě s něčím, co mě překvapilo, že nakonec je dobré řešení.
Vojtěch Benda: Mně dokonce k tomu napadá situace, pracovali jsme se skupinou, bylo tam 50 lidí v místnosti a jeden z cílů byl pojmenovat nějaké těžkosti, co v té organizaci, co v tom týmu nefungují. A když jsme tuto otázku položili napřímo do pléna, tak tam bylo úplně hrobové ticho. Nikdo nic neříkal a my jsme odtušili, co se děje, protože tam byli i šéfové v té místnosti.
V dalším kroku my jsme ty lidi nějakým klíčem rozdělili do dvojic, do trojic a položili jsme jim stejnou otázku. Pojďte se bavit o tom, co vám nějak nevyhovuje, co nefunguje, co by stálo za zlepšení. V tu chvíli tam byl hukot jak v úle. My jsme se skoro neslyšeli, jsme tam byli v tandemu s kolegou.
Pak jsme se z těch dvojic vrátili zpátky do pléna a říkáme, tak pojďme, pojďme si posdílet to, co tady zaznělo. A zas tam bylo ticho jako v hrobě. Tak stačilo pojmenovat „Vypadá to, že před chvílí tady hodně z vás mělo hodně věcí na srdci a sdílelo je a teď je tady ticho”. A pak se chytil první člověk, prolomil to, ten ostych a pak už se to začalo dařit a rozběhlo se to a sesbírali jsme spoustu podnětů pro tu firmu.
Vy tím, jak pracujete i s určitými metodikami, jak jsme tu nějaké slyšeli od vás, musíte je neustále nějak proměňovat nebo se „vyvíjet“, aby to sledovalo nějaké současné trendy? Jak se ta komunikace v těch firmách odehrává? Je to v něčem jiné, než to bylo?
Vojtěch Benda: Mění se to, určitě se to mění i prostředím, dneska se hodně komunikace týmová přesouvá do onlinu. Je to tam možné facilitovat, někdy to má i své velké výhody, ale chce to trošku jiný specifický přístup.
Jinak my samozřejmě pořád inovujeme naši metodu, my jsme si ji nepřivezli ze zahraničí, jak se u řady takových podobných věcí děje, my jsme si ji vyvíjeli postupně jako od spodu pro sebe, sami sobě, takže ji máme nějak robustně postavenou.
Třeba takový zajímavý moment je skupinové rozhodování, kdy rozhodnout se skupinou něco, tak aby to všichni vnímali, že to bylo spravedlivé a správné rozhodnutí, je moment, na který už máme třeba sedmou, osmou metodu v řadě a můžeme si z nich vybírat, protože pro každou situaci se hodí trošku jiná metoda, takže my se přizpůsobujeme každé konkrétní situaci.
Na začátku si zjistíme hodně informací, jak si ta situace stojí a potom navrhneme ten ideální design, který by nás měl v tom čase dovést k cíli. A pak samozřejmě na place, ve chvíli, kdy to probíhá, tak se přizpůsobujeme tomu, co se děje, jak se to vyvíjí.
Radek Drnovský: Jestli k tomu můžu ještě doplnit k tomu vašemu dotazu na tu metodu, ono my už se tady poměrně dlouho bavíme o facilitaci a možná to může znít jako nějaká zvláštní podivná zázračná metoda, díky které se lidé domluví, tak abych to snesl trochu na zem.
Když jako přiblížím, co to znamená facilitovaná schůzka, facilitované setkání, tak jednak je tam část té přípravy, o které už jsem mluvil. Opravdu jako relativně pečlivá, účastníci našich kurzů z toho bývají hodně až zaskočení, co všechno promýšlíme, nebo co je tam učíme na kurzu, aby promýšleli před schůzkou.
Můžete zmínit něco?
Radek Drnovský: Máme celý checklist od toho, co to je za skupinu, kdo jsou ti lidé, kteří se tam setkají, z různých úhlů pohledu je prostě předem poznat. Potom, co je to téma samozřejmě, hlavně co je tím cílem, co je tou zakázkou schůzky, o čem se bude jednat.
Potom různé časové okolnosti, jak dlouho to má trvat, jestli tam budou přestávky, nebudou. Pak ten prostor, kde se to bude odehrávat, jestli je dostatečně velký, jestli je dobře větraný, jestli tam ti lidi mají občerstvení. Opravdu to je taková první signální, která, když není dobře ošetřená, tak to může potom facilitátorovi hodně přidat práci a zavařit. Když ti lidi nejsou spokojení, jsou hladoví, dlouho nebyla přestávka, tak to vyvolává velmi zajímavé reakce. Takže to je příprava.
Nicméně potom to setkání, když posluchače by zajímalo, co to teda znamená facilitované setkání. Je to opravdu jenom o tom, jak tu schůzku facilitátor zahájí, co řekne na úvod, jak zorientuje ty účastníky v tom, co je tím cílem, co je tou zakázkou. Vlastně i popisujeme, jak to bude probíhat, aby lidé měli rámec, co se bude dít, jaké tam asi budou probíhat jednotlivé fáze schůzky, jak budou na sebe navazovat, kde budou jak zapojení.
Čili ve stručnosti, ale komplexně, se na začátku představí průběh schůzky a potom probíhá celý proces, který už je designovaný. Záleží jestli se sešli 4 lidé nebo 150 lidí, ale když to řeknu zjednodušeně, je to nějaká práce buď v celé skupině nebo často pracujeme v různých menších skupinách. Účastníky různě rozdělujeme, necháváme je pracovat ve dvojicích, jak už zmiňoval Vojta, nebo třeba trojice nebo pětičlené, desetičlené skupiny, na chvíli je rozdělíme, potom zase dáme dohromady.
Potom velká část facilitátorovi práce je zaznamenávání toho, co tam vzniká. Takže na kurzech zase učíme přesně, jak zpracovávat výstupy, jak to zapisovat, zakreslovat, jaké na to máme nástroje, aby všechny důležité informace, co tam vzniknou, zůstaly zachovány a daly se pak použít po schůzce. A tím se dospěje k nějakému závěru.
Celá řada metod spočívá jak ve sběru informací, tak v jejich analýze nebo v rozhodování o nějakém výsledku. Když se dospěje k závěru, tak důležitá část je závěr té schůzky, kde to facilitátor nějak shrnuje, uzavírá, říká, co se třeba bude dít dál, co se bude dít s těmi výstupy.
Všechno hlavně pořád má za cíl vytvářet bezpečné prostředí, aby se lidé cítili dobře, bezpečně, aby byli zorientovaní, kde jsou a co se děje a to pomáhá efektivitě a zapojení všech.
Vy jste Vojto zmiňoval takovou možná výzvu, tomu můžeme říkat, když se schůzky odehrávají online anebo když se odehrávají hybridně, je to přece jenom dneska poměrně standardem, už bych si troufl tvrdit, že půlka lidí je v sále, půlka lidí je někde online. Je to pro vás spíš dobře, nebo jak vy to celkově hodnotíte z hlediska facilitace, když se někdo sejde na místě, je někdo online a je to tak jako rozházené?
Vojtěch Benda: Tak úplně první pravidlo, které používáme je, že pokud se hybridu můžeme vyhnout, tak se mu vyhýbáme. Hledáme cesty a často se dají najít, když se potkáme buď čistě naživo nebo čistě online, protože ta kombinace kombinuje ty nevýhody obou a překlenovat je, vzniknou nám dvě skupiny.
Vznikne nám skupina lidí, co jsou v onlinu, ti jsou ještě roztříštění, že nejsou spolu, ale každý sám a skupina, která je na místě. A tohle už nám udělá dvě podskupiny uvnitř té skupiny účastníků a už tohle překlenovat v nějakém delším čase a vytvářet dobrou komunikaci je náročné.
Takže pokud to jde, tak se tomu vyhýbáme, pokud to nejde, tak si pomáháme různými pomůckami. Máme tam lidi nasvícený na projektoru, aby byly vidět. Máme je i v nadživotní velikosti obvykle, protože bývají upozadění, tak aby je to naopak vysvítilo. Máme odpovědného člověka, co hlídá komunikaci s nimi a takhle bych mohl pokračovat.
Ale hybrid přináší velké těžkosti, ale třeba já osobně v onlinu velmi rád pracuji, protože to nabízí velké možnosti z hlediska vizualizace a zpracovávání velkého množství obsahu. Protože když bych pracoval s flipchartem papírovým, tak tam mám limit nějakých 20, 25 lístečků na jeden arch. Pak ho musím jít přilepit na zeď nebo něco podobného.
Kdežto s dobrým nástrojem v onlinu můžeme pracovat na řádu desítek až stovek nějakých lístečků, tedy kousků informací zároveň, což je skvělé a máme tam rychlé nástroje, jak se v tom zorientovat.
Jinými slovy, a priori vůči tomu nejste nějak vyhranění, že by se ta schůzka prostě musela odehrávat nutně naživo?
Vojtěch Benda: Ne a někdy to ani není možné. Taková raritní naše zakázka byla, kdy kolegyně facilitovala řádové sestry, které jsou po celé republice. Tam to bylo možné jenom online, a i tak s nimi během půl roku vytvořila strategický plán na dalších pět let. A bylo to i zajímavé v tom, že oni se úplně poprvé učili s onlinovými nástroji pracovat, že to pro ně nebyl nějaký běžný svět a spolu s tou kolegyní se to naučili.
Radek Drnovský: Jestli můžu doplnit, Vojta tady zmiňoval lístečky, ať už prezenčně na nějakém flipu nebo online na nějakém whiteboardu. Ono to možná pro někoho může znít úsměvně v dnešní digitální době se bavit o nějakých lístečcích, tak abych to vysvětlil.
Ve facilitaci často pracujeme právě s různými takovými pomůckami, protože se jedná o vizualizaci. Klasická zásada, že jeden obrázek řekne víc než tisíc slov, tak i když sbíráme informace, se kterými potom účastníci dál pracují, tak se snažíme, jak už jsem tady mluvil o záznamu informací, tak se snažíme co nejvíc informace vizualizovat, aby je lidi měli na očích na té schůzce. A tím je zase lépe napadají nápady, co se s tím dá dělat dál. Proto rádi pracujeme s různými zápisy, lístečky, se kterými se pak dá zase různě hýbat posouvat a různě analyzovat.
A v tomhle směru máme i specifický kurz na téma grafická facilitace, kde je to celé jenom o tom, jak vizualizovat průběh nějaké schůzky tak, aby to lidi měli dobře na očích, aby se jim v tom dobře orientovalo a aby to bylo i zajímavé, přitažlivé a podnětné třeba, jak to ten facilitátor s nimi dělá.
Když jste zmiňoval ty kurzy, dá se říct, že každý může být dobrým facilitátorem?
Radek Drnovský: Tak já úplně nejsem příznivcem toho zobecňování, asi bych byl opatrný na to slovo každý. Tak jako si myslím, že každý nemůže dělat téměř cokoliv, tak asi se najdou i lidi, pro které facilitace není ten jejich šálek kávy. Ale věřím, že spousta lidí by byla překvapená, že mohou být velmi dobrými až třeba výbornými facilitátory.
Jsou to zase nějaké dovednosti, které se dají rozvíjet. Je důležité si uvědomit, že facilitace není znalostní záležitost, že to není o tom si přečíst nějakou knihu nebo manuál a jsem dobrý facilitátor. Já to vždycky na kurzech přirovnávám třeba ke hře na hudební nástroj, kde když někoho posadíme ke klavíru a necháme ho přečíst třeba klidně tři knihy, jak se hraje na klavír, tak samozřejmě nezahraje nic. Je to o tom, že začne cvičit, ze začátku se to nedá poslouchat, každou chvíli hraje falešně a důležité je přejít přes tyhle fáze, kde člověk je na tom začátku a ono to začne postupně znít líp a líp a s tou praxí se z něj stává větší a větší mistr až virtuos.
Takže chce to čas, chce to začít, chce to vydržet, ale je dobré k tomu mít nějakou podporu nějakého dobrého učitele, mentora, zkušeného facilitátora, který může ten proces výrazně zkrátit toho učení, ale potřebuje to ten čas, aby se člověk stal dobrým facilitátorem. Tak to je k vaší otázce, ale může to být celá řada lidí, kteří by dneska řekli, to není nic pro mě.
Vojtěch Benda: A mě ještě napadá, že každý z nás máme různé talenty. Někdo je víc introvertní, tím pádem třeba víc přemýšlivý, někdo je víc extrovertní, rychle navazuje vztahy. Já, když si vybavím účastníky našich kurzů, tak ti, kteří jsou jako víc ostřejší, dominantní, tak ti nemají problém s tím třeba přerušovat ostatní v hovoru a udržet si nějaký řád.
Ti, kteří jsou zase jako takoví víc empatičtější, tak dobře navazují vztahy a vytváří ten proces toho bezpečí. Někdo je více strukturovaný, tak se mu lépe orientuje a dobře vizualizuje. Někdo je větší improvizátor, takže umí lépe vychytávat to, kam se ten proces ubírá a jít s nějakou vlnou, s nějakým proudem.
Každý máme svoje talenty a pak je zajímavé, když je ti lidé na našich kurzech objevují a my je můžeme podpořit v tom je rozvinout a říct, to, že ti úplně nejde tohle, neznamená, že nebudeš dobrý facilitátor, pojď využívat to, co umíš, to, co je tvoje silná stránka a na tom pak s nimi stavíme.
Radek Drnovský: Vojta mě ještě připomněl cvičení, které mám rád na jednom z našich kurzů Facilitace. Jak tady zmiňoval ty ostřejší účastníky, kteří nemají problém přerušit někoho, tak tohle je taky zajímavé téma, na které se lidé na kurzech ptají „Je v pořádku, že facilitátor třeba přeruší někoho, kdo mluví?” a my říkáme, no samozřejmě, to je jeho úkol. Pokud ten člověk mluví dlouho a bere čas ostatním, tak tam nastupuje facilitátor, aby ho vhodným způsobem zastavil a je celá řada kroků, jak v tuto chvíli postupovat dál, že to není jenom o tom ho zastavit, ale také, co mu k tomu ten facilitátor řekne a jak třeba předá slovo někomu dalšímu nebo nechá toho člověka dokončit tu jeho myšlenku, aby mu to nezůstalo vyset v hlavě.
Máme na to cvičení, kde účastníci představují dva znepřátelené tábory a hádají se tam o nějakém tématu a jeden je v roli facilitátora, má za úkol vyrovnávat poměr toho, která strana mluví dlouho a tam prostě se fakt křičí a bouchá do stolu a účastníci jsou z toho někteří v šoku a říkají tohle je jako facilitace a my říkáme no tak, jako neděje se to často, ale vy vždycky musíte být slyšet víc než ti účastníci, protože jinak nevedete ten proces.
Vojtěch Benda: A tam na to někdo reaguje tím, že říká „Takhle vyhrocený si to u nás nikdy nedovedu představit.” a někdo říká „To bylo ještě málo”.
Komu byste doporučil takový kurz navštívit, ať už podle charakterových vlastností nebo podle toho, na jaké pozici se ten člověk nachází, prostě kdo by měl ten kurz podstoupit?
Vojtěch Benda: Typicky kdokoliv, kdo pracuje se skupinou, ať už pracuje z pozice manažera, nějakého team leadera, nebo z pozice třeba lektora, kdy provází skupinu. Dneska už v řadě organizací jsou lidé vyloženě jako facilitátoři, Scrum Masteři nebo jako ti, co vedou nějaké agilní procesy nebo vedou workshopové procesy, tak ti tam přímo patří.
A co se týče nějakých talentů nebo osobností, je to velmi různorodé, i co se týká oboru, chodí k nám lidé jak z businessu, tak z nezisku, ze státní správy, lidi, co jsou na volné noze. A my jsme za to moc rádi, že ta paleta lidí, co k nám chodí, je velmi pestrá. Na kurzech pak dochází k vzájemnému obohacování, nakukování do jiných světů a jiných perspektiv a je to velký přínos pro ty lidi, že si odnáší uvědomění, jak to může fungovat jinde a můžou z toho čerpat pro svoji praxi.
No a nás to taky baví, protože cílem a smyslem toho, proč máme tuhle firmu a proč děláme to, co děláme, je šířit facilitaci do různých koutů, nejenom jako do nějakého úzkého profilu.
Radku, je tady něco, na co se těšíte ještě v rámci následujících, řekněme, týdnů, měsíců? Co třeba chystáte?
Radek Drnovský: Já se těším na všechno. Mě tahle práce ohromně naplňuje. My se o tom s Vojtou často bavíme, že jsme rádi, že jsme naši společnost Edutica před lety založili. Letos na konci roku to bude už deset let, budeme mít takové kulaté výročí. A kam jsme se za tu dobu dostali. A vlastně to naše poslání je ukazovat lidem cestu, jak se společně domluvit a jak dosáhnout nějaké dohody. A to se nám vlastně daří.
Takže já se těším na kurzy, které teď připravujeme. Těším se na spolupráci s našimi lektory, kteří jsou fakt bezvadní a máme na ně ohromně dobré reference, protože je ta práce taky v oblasti facilitace velmi baví. A máme celou řadu interních i externích projektů, které teď běží. Takže asi konkrétně mě teď nenapadá nic. Mě prostě tahle práce baví a dává mi smysl celkově.
Vojto, vás něco konkrétního napadá?
Vojtěch Benda: Já, když jsem tu otázku slyšel na co se těším, tak já mám jasno. Protože já jsem teď poslední rok se více věnoval manažerské práci ve firmě a na podzim budu zase po roční pauze školit Výcvik facilitace. A já už vím, co je tam za skupinu, protože je ten výcvik naplněný a jsou tam hrozně zajímaví lidi, zajímavé osobnosti a zároveň ten Výcvik vedeme s kolegyní v tandemu, máme za sebou spoustu realizací tohohle kurzu, takže já se těším zpátky na plac na tu lektorskou roli.
