Když se připravuji na facilitaci nebo workshop, vždy se snažím zjistit maximum informací od zadavatele i účastníků. Jde mi o to, abych setkání přizpůsobil situaci a potřebám klienta. Ke zjištění informací od zadavatele postačí (online) schůzka nebo telefonát. Sesbírání informací od účastnické skupiny je o poznání náročnější a nejčastěji má podobu online dotazníku před akcí. Možná vás hned napadne, že takové dotazníky jsou zbytečné, protože je stejně nikdo nevyplňuje. Moje zkušenost je jiná a na následujících řádcích vám ukážu, proč si myslím, že mi to funguje:
Avízo
Účastníkům posílám dopředu avízo, že jim před setkáním dotazník přijde. Pak s tím počítají a zvyšuje se šance, že si na jeho vyplnění udělají čas. Ideální moment pro poslání avíza je mail s potvrzením termínu setkání.
Účel
Vždy podrobně vysvětlím proč chci, aby mi odpověděli. Zdůrazňuju, že dotazník není samoúčelný a že s odpověďmi skutečně pracuju. Že na jejich základě přizpůsobuji průběh setkání tomu, co účastníci potřebují. Toto vysvětlení účelu dávám rovnou do těla mailu, ve kterém posílám odkaz na dotazník. Současně jej ve stejném znění vkládám i do záhlaví samotného dotazníku.
Zdá se vám, že je to zbytečné dublování informací? Omyl. Jsou dvě skupiny účastníků. První, kteří si účel přečtou v mailu a hned dotazník otevřenou. Ti vidí, že účel už četli a rovnou se pustí do vyplňování první otázky. Druzí si přečtou mail a samotné vyplnění nechají na později. Účel mezitím zapomenou. Když se k dotazníku vrátí, tak v mailu jen kliknou na odkaz a účel by tak minuli. Proto je dobře, že si jej znovu připomenou v samotném dotazníku.
Deadline
Když po lidech něco chcete, je dobré jim říci také kdy to mají udělat. Ideální čas pro vyplnění dotazníků je v týdnu před samotným setkáním. Obvykle je posílám v pondělí s termínem do konce týdne. Je to poměrně blízko samotné akci, což může být náročné z hlediska plánování příprav. Nicméně účastníci již vnímají, že setkání se blíží a mají menší tendenci vyplnění odložit na potom…
…a potom na něj zapomenout. Navíc používám ještě jednu formulační fintu. Píšu zadání ve smyslu „Dotazník vyplňte nejlépe hned nebo nejpozději do tohoto pátku.“
Rozsah
Tady jde o klíčovou informaci. Chci vědět, pro co si účastníci na kurz přišli. Když mám ohledně obsahu omezený Dalším důležitým faktorem je rozsah. Chci se dozvědět co nejvíc a současně nechci lidi odradit od vyplnění příliš dlouhým dotazníkem. Osvědčilo se mi používat 5 – 10 otázek (to se týká běžných facilitací a workshopů, složité projekty potřebují i násobně více). Když je možné otázky logicky strukturovat, tak je rozdělím do dvou nebo tří částí. Když pak účastníci scrollují a vidí zvládnutelnou délku a spíše vyplňování neodloží.
Je dobré si změřit, jak dlouho vyplnění dotazníku trvá a tuto informaci lidem napsat. Když se dozví, že jim to zabere 5 – 10 minut a pak to tak skutečně bude, budou spokojení. Když naopak napíšete, že dotazník je „na dvě minutky“ a pak se jím budou proklikávat půl hodiny, tak je to špatně. Vytvoříte si zárodek nespokojenosti ještě dřív, než vás lidé poprvé uvidí. To raději o čase nepište nic.
Forma
Z předchozích bodů možná vnímáte, že na účastníky vytvářím mírný nátlak, aby dotazník hned vyplnili. Ano je to tak. Dělám to proto, abych jim i sobě usnadnil společnou práci. A současně se jim snažím vyplnění co nejvíce usnadnit.
Používám proto i způsob, jak v dotazníku formuluji otázky. V zásadě každou z nich rozdělím na dvě. První je formulovaná jako uzavřená s předem připravenými možnostmi a je povinná. Druhá část je textové pole pro jakékoliv komentáře, jehož vyplnění již povinné není. Ten, kdo má málo času, vykliká jen povinné části. Díky tomu se dozvím základní informace. Účastníci, kteří mají chuť vypsat i podrobnosti, vyplní všechno a já získám ucelenější obraz.
