Poznejte jednoduchost práce, poznejte Zen To Done

15. 02. 2017 Radek Drnovský

Ať už studujete, jste zaměstnaní nebo podnikáte, dříve nebo později se dostanete do situace, kdy vám vaše povinnosti a úkoly přerostou přes hlavu. Velký tlak odpovědnosti cítíte zvlášť, pokud podnikáte. Závisí na vás budoucnost vaší firmy a za organizaci svého času odpovídáte kompletně sami. V tomto článku vám představím cestu k usnadnění a zjednodušení práce. Poznáte 10 návyků přístupu Zen To Done (ZTD), v češtině také známých jako Zen a hotovo.

Staňte se mistry v ovládání nástrojů

Každý z nás stále hledá ten nejlepší způsob jak zvládnout každodenní úkoly. Ptáme se známých, jak to dělají oni, čteme knihy a hlavně neustále experimentujeme. Metodou pokus omyl se snažíme zvládnout maily, vyřídit potřebné telefonáty, absolvovat důležité schůzky a hlavně přitom všem pracovat na svých projektech a růstu firmy.

V dnešní době je dostupná nepřeberná řada návodů a nástrojů, jak svoji každodenní činnost zvládnout efektivně. Pokud byste měli vyzkoušet všechny z nich, strávíte s tím celý život. Všechny pomůcky, ať už moderní digitální nebo klasická tužka a papír, jsou však jen pouhé nástroje. Mnohem důležitější je, jakým způsobem se je naučíte reálně používat a nakolik se v jejich ovládání stanete pravými mistry. Skvěle nabroušená sekera nepokácí strom sama. Mistr to zvládne několika údery, nešika se klidně jenom sekne do nohy. Stejně tak můžete být s papírem a tužkou mnohem efektivnější než s nejmodernější technikou.

Začněte zjednodušovat

Jako výkonný manažer se dlouhodobě zabývám efektivitou práce nejen u sebe, ale u celého týmu a organizace. Vyzkoušel jsem celou řadu přístupů usnadňujících práci, poznal a oblíbil si světově známé metody jako „7 návyků skutečně efektivních lidí“ Stephena Coveyho nebo „Getting things done“ Davida Allena, Kaizen a mnohé další. Jsou skvělé a vřele je doporučuji. Všechny zkušenosti však směřují k tomu, že základem úspěchu je jednoduchost.

Pokud chcete zvládnout všechno důležité, vyprázdnit hlavu od starostí, dokončit nekonečné úkoly, začněte zjednodušovat. Je nutné dramaticky přehodnotit množství věcí, které děláte. Z množství věcí, které dnes děláte, dosáhnete zaručeně lepších výsledků, když je zredukujete na méně než 30%. Zjednodušte vše jednou, potom podruhé, pak znovu a ještě znovu. Začněte se na úkoly dívat tak, že z věcí, kterým dnes věnujete čas, je těch opravdu důležitých jen několik. Jedna, dvě, tři max čtyři. Na ty se potřebujete soustředit přednostně. Skvělou inspirací může být kniha Tima Ferrisse „Čtyřhodinový pracovní týden“. Nemusíte ji číst, stačí se zamyslet nad tím, co byste dělali, pokud byste měli pracovat jen 4 hodiny za týden. Dokud žijete v paradigmatu, že vše, co děláte, je důležité, budete i nadále prostě dělat vše.

Kde se vzalo Zen To Done

Pro skutečné soustředění jen na nejdůležitější věci, vám chci představit 10 návyků Zen To Done. Tyto návyky popsal v roce 2007 americký bloger Leo Babauta. Jeho blog zenhabits.net o jednoduchém přístupu nejen k práci, ale k celému životu, čte v dnešní době více než 2 miliony čtenářů. Leo je praktikující zen budhista a současně podnikatel a sportovec. ZEN v názvu systému odkazuje na přirozenou jednoduchost. Od zveřejnění prvního článku do současnosti Leo svoji metodu podrobně rozpracoval v knize Zen to Done: The Ultimate Simple Productivity System, která byla přeložena do mnoha jazyků včetně češtiny, kde vyšla pod názvem Zen a hotovo.

Leo v Zen To Done zkombinoval výhody a zároveň odstranil nedostatky dvou už zmíněných světově známých metod - 7 návyků skutečně efektivních lidí a Getting things done (GTD).

ZTD je o návycích a reálném dělání věcí

ZTD je o návycích a reálném dělání věcí, nikoliv o systému a nástrojích. Definuje 10 klíčových návyků a podstatou úspěchu je jejich přenos do každodenní přirozené práce. Návyk vznikne vytrvalým opakováním těchto činností. Nejlepší je začít jedním z nich, tím, který je nám nejbližší. Po jeho zvládnutí, je možné přidávat další. Začít používat ZTD se tak stává jednoduché a přirozené. Reálné zlepšení efektivity nastává už při zavedení pouze jednoho z těchto návyků. Jen stručně popisuji podstatu jednotlivých návyků. Podrobnosti lze najít na blogu Leo Babauty, v knížce nebo na kurzech ZTD.

Shromažďujte

Návyk vytvořit a udržet jednoduchý důvěryhodný systém pro vaše poznámky. Dostaňte úkoly ze všech vstupů i z hlavy do tohoto záznamového systému. Můžete si vybrat způsob, který je vám nejbližší - papírový notes nebo elektronický. Důsledným shromažďováním se uvolníte a přestanete myslet na stresující povinnosti.

Třiďte

Všechny úkoly v novém systému pravidelně roztřiďte pevně daným postupem - vyřazujte, delegujte, přepište do seznamu k dokončení. Používejte více ToDo listů. Třiďte pravidelně a seznam vašich úkolů bude jasný a přehledný. Vždy budete hned vědět, jaké práci se máte právě teď věnovat.

Plánujte

Naučte se plánovat v týdenním horizontu. Určujte si jeden až tři hlavní úkoly týdne a dne. Naplánujte si pro dokončení úkolů konkrétní den a časové okno. Takto připravený plán vám poskytne pevný základ pro vše, co děláte a argumenty pro odmítnutí méně důležitých činností.

Splňte úkoly

Naučte se soustředěně a v krátkém čase dokončit vybrané věci. Dělejte v jednom okamžiku jen jednu věc. Zaměřujte se na vytvoření klidného prostředí bez vyrušování od kolegů a komunikačních sítí. Může se to zdát nemožné, pokud se na to však zaměříte, najdete nové možnosti. Vyhněte se multitaskingu a na závěr si užijte radost z dokončení úkolů. Odměňte se.

Udržujte svůj důvěryhodný systém jednoduchý

Veďte co nejjednodušší přehledy a pravidelně je kontrolujte. Nenechte se zlákat ke složitějším systémům poznámek. Pouze vás zdrží a odradí od jejich používání. Udržujte celý systém tak jednoduchý, jak jen může být a pravidelně to kontrolujte.

Organizujte prostor

Všem věcem kolem sebe přiřaďte jejich místo, ukliďte je a začněte udržovat pořádek. Co nepoužíváte vraťte na své místo. Každý den projděte prostor a aspoň něco ukliďte. Vytvořte si návyk uklízení jako příjemnou změnu činnosti v přestávkách jiné práce. Věci, které nedokážete zařadit, vyhoďte. Udržujte svůj pracovní stůl i virtuální prostor čistý a prázdný.

Vyhodnocujte

Každý týden vyhodnocujte svůj systém, cíle a úspěšnost plnění úkolů. Zastavte se, projděte své poznámky, cíle a úkoly. Jdete stále správným směrem? Tento návyk můžete spojit do jednoho bloku s pravidelným týdenní plánováním.

Opakovaně zjednodušujte

Pravidelně redukujte své cíle a úkoly na minimum. Získejte odvahu prostě smazat věci ve svém systému, nebo je aspoň přesunout do položky „někdy/možná“. Přestanete dělat věci, které pro vás nejsou důležité.

Zavádějte a udržujte rutiny

Naučte se vytvořit rutinní postup všude, kde se činnost pravidelně opakuje. Najděte způsob, jak začít dělat opakující se věci automaticky, rychle a jednoduše. Ušetříte tak spoustu energii.

Najděte svoji vášeň

Pátrejte po činnosti, která vás baví a naplňuje. Vyhledávejte příležitosti dělat ji stále častěji. Získáte tak energii k práci na dalších úkolech.

Začněte libovolným z těchto návyků. Pouze reálným děláním věcí se dopracujete k mistrovství. Zastavte se, zhluboka se nadechněte a začněte poklidně a soustředěně pracovat.

Zaujal vás článek, může být užitečný pro někoho dalšího? Sdílejte jej ostatním ikonami pod článkem. Pokud se o efektivní práci chcete dozvědět víc, navštivte náš kurz Čtyři hlavní návyky pro efektivní práci.