Kráčíte pohodlně svojí cestou nebo se jen úžasně plazíte?

07. 11. 2015 Radek Drnovský
Produktivita nebo efektivita?

Pokud se zajímáte o témata managementu, vedení nebo výkonnosti, určitě jste už mnohokrát narazili na pojmy efektivita a produktivita. Protože se často setkávám s tím, že lidé jsou zaměřeni převážně na jednu z těchto složek, chci v dnešním článku představit způsob, jak od sebe efektivitu a produktivitu odlišit. Můžete je pak účinněji zlepšovat. Nezáleží přitom, jestli vás zajímá výkonnost jednoho člověka nebo celé organizace.

Velmi často se setkávám se zcela rozdílným, až protichůdným, chápáním těchto dvou pojmů. Často jsou dokonce zaměňované. Jak je tedy chápat? Chci vám představit velmi jednoduchý pohled, který oba tyto pojmy jednoznačně odliší a ukáže, proč je užitečné chápat je naprosto rozdílně.
 

Produktivita je množství, efektivita účelnost

 
Když to řeknu stručně a jednoduše - produktivita je zaměření na množství, zatímco efektivita je zaměření na účel. Pokud zvyšujeme produktivitu, zvyšujeme množství našich výsledků za jednotku času např. více vyřízených požadavků za den. Oproti tomu zvyšování efektivity znamená, že naše výsledky lépe splňují účel, který chceme naplnit, bez ohledu na množství. Někdo může tvrdě pracovat dvanáct hodin denně a vytvořit velké množství výsledků. Někdo jiný může ve stejném dni během jedné hodiny udělat pouze jednu věc, která však mnohonásobně překoná svým přínosem práci toho prvního. Zatímco první je produktivní, druhý pracuje efektivněji.
 

JAK nebo PROČ?

 
Setkávám se s tím, že se lidé při práci zaměřují převážně na produktivitu. Hledají odpověď na otázku „JAK to udělat“, abychom všechno stihli. Pokud však chceme dělat věci efektivněji (účelněji), potřebujeme hledat odpověď na otázku „PROČ dělat v tuto chvíli právě tuto věc a ne něco jiného“.
 
Představte si, že jsme právě zjistili, že se do cíle můžeme plazit. Okamžitě tedy zahájíme vývoj co nejlepší techniky plazení. Zkoušíme se plazit po břiše, po boku, nohama nebo hlavou napřed. Vyvineme dokonalou a velmi rychlou techniku plazení. Když se doplazíme do cíle, zjistíme, že tam už dávno jsou ti, kteří si už na startu ujasnili, jestli se musí plazit nebo jestli mohou do cíle dojít či dokonce doběhnout. Přestože máme úžasnou techniku plazení, do cíle jsme dorazili poslední, špinaví a nejvíce unavení.
 

Nestačí dělat věci správně, potřebujeme současně dělat správné věci

 
Zatímco produktivita nám pomáhá „dělat věci správně“, zaměření na efektivitu nám pomáhá „dělat správné věci.“ Spousta lidí, a možná k nim patříte, pracuje velmi tvrdě, vynalézavým způsobem, mnoho hodin denně a mají za sebou ohromné množství výsledků. Často mají pocit, že jsou efektivní. Ve skutečnosti jde o zvyšování množství tj. produktivitu. Háček je v tom, že produktivitu nelze zvyšovat do nekonečna. Produktivita je fyzicky limitována jak vnějšími, tak i našimi vnitřními zdroji. Pokud se budeme pohybovat na hranici své produktivity, tyto zdroje nám prostě dojdou. Třeba i tak, že onemocníme nebo psychicky vyhoříme. Oproti tomu hranice efektivity jsou neomezené. V tomto smyslu můžeme znovu a znovu přicházet s nápady, které budou naplňovat účel naší činnosti více než předchozí.
 

Vize bez akce je snění, akce bez vize je noční můra

 
Je tedy důležitější dělat správné věci nebo dělat věci správně? Důležité je obojí. Japonské přísloví praví: „Vize bez akce je snění, akce bez vize je noční můra.“ Pokud pracujeme aniž bychom měli jasný účel, můžeme kráčet špatným směrem. Pokud známe účel, ale nedokážeme ho zrealizovat, stojíme na místě. Důležité je ovšem pořadí. Nejdříve se potřebujeme rozhodnout, co je nejpřínosnější teď dělat. Až potom jak vybrané věci co nejjednodušším způsobem zrealizovat.
 
Ve chvíli, kdy si uvědomíme tento rozdíl,  můžeme lépe hodnotit, jak se nám daří dělat obojí a v obojím se dále zlepšovat. Efektivita tak souvisí s tématy jako účel, vize, cíle, strategie, priority, rozhodování nebo vedení. Produktivita potom s tématy plánování, organizování, taktika, energie, zdroje, soustředění nebo řízení.
 

Kráčíte pohodlně nebo se jen úžasně plazíte?

 
Pokud vás tento článek přivede k častějšímu zamyšlení nad tím, jestli v dané chvíli děláte to nejlepší, co můžete dělat, pak splnil svůj účel. Někdy je tou nejefektivnější věcí, kterou můžeme udělat, zastavit se uprostřed hektického shonu, a v klidu přemýšlet. Kráčíte pohodlně dlouhými kroky po své cestě a užíváte si přestávky s výhledy nebo se někde vzadu od rána do večera úžasně plazíte? Budu rád, když v komentářích napíšete, co vás při čtení článku zaujalo nebo napadlo, případně jaké máte v této oblasti užitečné zkušenosti.